Comment choisir un système de gestion de contenu pour Internet ?

Le choix et l’implémentation d’un système de gestion de contenu (CMS, Content Management System) représente l’un des projets les plus complexes abordé par l’entreprise. Avec des coûts, souvent non négligeable, il est essentiel que le bon CMS soit choisi.

Cette "méthodologie" est basée sur l’expérience acquise [a href=http://it.mondelinux.org target=_blanck] pendant l’accompagnement de clients dans le choix de solutions CMS. Il offre des idées et des conseils, et fournit une approche pour identifier vos besoins réels et mieux appréhender les contraintes de coût pour un CMS.

Avec autant d’éditeurs, de produits (propriétaires ou open-source) disponibles, il peut être très difficile de comparer les solutions entre elles. La préparation ainsi que l’approche rigoureuse du processus d’évaluation est donc primordiale.

Nous n’avons pas fait d’hypothéses de départ concernant le type de structures (entreprises, collectivités, associations, ...) à même de se doter d’un CMS. En effet, quelque soit la taille de la structure, ce sont d’abord les besoins en termes de fonctions du CMS qui priment. Le nombre d’utilisateurs du CMS (dans la structure et hors de celle-ci) n’intervient que dans un deuxième temps.

Par contre, nous avons posé quelques postulats de départ :
 Les systèmes d’ édition actuels seront remplacés par le nouveau CMS,
 Le CMS gèrera l’Intranet et le site Internet,
 Le CMS concernera l’entreprise dans sa globalité,
 Un éventail de contenu sera édité et mise à disposition à l’aide du CMS. Celui ci peut être listé comme suit (non exhaustif) :

• Pages simples
• Pages complexes, avec des champs spécifiques (formulaires, ...),
• Informations dynamiques issue des bases de données,
• Documents de formation online et par téléchargement,
• Interfaçage avec les outils administratifs existants (politique d’entreprise, procédures, feuilles de temps, planning global, gestion de projets etc..)
• Documents commerciaux,
• Bases de connaissances,
• Etc

Pourquoi vous doter d’un CMS ?

Avant d’identifier des besoins spécifiques, vous devez déterminer les objectifs qui devront être réalisés en mettant en oeuvre un CMS. Et pas seulement sur le court et moyen terme, ceux-ci doivent également refléter vos stratégies et options à long terme.

Cela revient souvent à trouver des réponses aux 4 (bonnes ?) questions :

 Pourquoi ?

• Faire comme les autres ?
• Améliorer la réactivité et la compétitivité de la structure ?
• Modifier l’image de la structure ?
• Etc ...

 Pour qui ?

• Les collaborateurs de la structure ?
• Les partenaires de la structure ?
• Quelques personnes bien ciblées ?
• Tout le monde ?
• Etc ...

 Quoi ?

• Toutes les informations ?
• Uniquement les informations relatives à l’administration de la structure ?
• Les informations commerciales ?
• Des informations ciblées ?
• Etc ...

 Quand ?

• Très rapidement ?
• A court terme ?
• Dans un an ?
• Etc ...

La mise en place d’une "boîte à idées" au sein de la structure peut (souvent) vous donner quelques pistes de départ et permet de faire participer les futurs utilisateurs.

Identifier des critères de choix

Il n’y a aucune liste idéale de critères de choix pour un système de gestion de contenu, chaque structure ou organisation ayant des besoins spécifiques et souvent uniques.

On peut, toutefois, grouper les éléments en quelques grandes catégories :

 Développement, installation et configuration du CMS,
 Création de contenu,
 Gestion de contenu,
 Présentation et publication de documents,
 Administration du CMS,
 Evolutivité du CMS.

Cette liste couvre le cycle de vie d’un système de gestion de contenu, de la création à l’exploitation.

1 : Développement, installation et configuration

Un CMS est en général seulement un des moyens employés pour présenter l’information sur l’Intranet ou le site Internet. Un CMS d’envergure en terme de nombre d’utilisateurs ne sera réussi qu’à la condition qu’il s’intègre proprement avec le système d’information existant. Les mécanismes pour réaliser ceci doivent être entièrement documentés, et basés sur des standards ouverts ou industriels.

Voici les points importants :
 Le prestataire doit présenter les documentations disponible pour son CMS (notamment la documentation pour le langage de développement utilisé ainsi que celle de la base de données) et les sessions de formation qu’il est en mesure de fournir pour ce langage et cette base de données.
 Le CMS doit être agrémenté de guides d’utilisations appropriés pour les utilisateurs, les administrateurs, les gestionnaires de contenu et les développeurs.
 Le prestataire doit fournir un certain nombre de sites où le logiciel a été mis en application avec succès. Les sociétés clientes doivent avoir des caractéristiques proche de celles de votre organisation.
 Le prestataire doit présenter son offre de support, ainsi que les prestations de mise à niveau et/ou de mise à jour pour ce CMS.
 Vous devez spécifier tous les matériels et logiciels pré-existants sur lequel le CMS devra s’interfacer. Cela inclut les systèmes d’exploitation, les bases de données et les serveurs web.
 Les matériels, logiciels et systèmes d’exploitation exigés par le CMS.
 Les niveaux de charge que le CMS supporte, et les ressources supplémentaires (matérielles et logicielles) nécessaires pour une utilisation accrue.

2 : Création de contenu

C’est la fonctionnalité la plus importante pour vos futurs rédacteurs. Sans système, le plus simple possible, d’aide à la rédaction et à la publication, il ne peut y avoir adhésion de vos rédacteurs (ceux qui vont produire l’information). Si vos rédacteurs ne "rédigent" pas, ou peu, vos utlisateurs (ceux qui vont lire les informations) se lasseront très vite. S’il est difficile de rédiger des informations, le contenu de votre CMS sera "pauvre", c’est la mort (l’inutilité) assurée de votre CMS dans les quelques mois qui suivront sa mise en place. Pour qu’un CMS soit réussi, il doit être facile de créer et mettre à jour le contenu.

Quelques points importants sont à regarder de près :
 Le CMS doit fournir un environnement cohérent et intégré pour les créateurs de contenu. Les rédacteurs doivent avoir un accès facile à toutes les fonctionnalités d’édition du système de gestion de contenu.
 Les rédacteurs ne doivent pas être obligés d’utiliser le HTML (ou autres langages ésotériques totallement rébarbatifs).
 Le contenu (les informations) et la présentation (mise en forme pour l’affichage à l’écran et/ou l’impression) doivent être strictement séparés. Il n’est pas possible de publier de l’information vers des formats différents (page Web, PDA, téléphone portable, imprimante, ...) sans une séparation stricte du contenu et de la présentation. Le plus souvent le formatage de l’information pour l’affichage et l’impression sont basés : soit sur des "templates" [1], soit sur des feuilles de style [2].
 Le CMS aura des utilisateurs simultanés. Des dispositifs tels que le verrouillage d’enregistrement préviendront les pertes de données dues aux conflits de modifications simultannées du même document.
 L’insertion de méta données (auteur, sujet, mots-clés, emplacement, etc..) est primordiale pour la gestion d’informations. Celle ci doit être simple et ne pas neccessiter la reprise après coup des informations.

3 : Gestion de contenu

Le "noyau" de la plupart des solutions de CMS est une base de données centrale, accompagnée d’outils pour manipuler et gérer le contenu.

Les points importants :
 Un dispositif strict de contrôle du contenu est nécessaire pour faciliter la sauvegarde et la reprise sur incident. Une interface simple doit être fournie pour cela.
 La création de contenu décentralisée se fondera idéalement sur un modèle de déroulement des opérations, facilement personnalisable, résistant aux changements organisationnels et paramétrable en fonction des types de documents et des rôles impartis aux différents utilisateurs (administrateur / utilisateur / rédacteur / lecteur / etc).
 Les niveaux de sécurité et les vérifications adéquates doivent être mise en place pour protéger l’intégrité du contenu. Une interface simple mais fonctionnelle sera mise à disposition des administrateurs pour le contrôle d’accès et la délégation de rôles aux utilisateurs du CMS.

4 : Présentation et publication de documents

Le moteur de publication reprend le contenu enregistré dans la base de données, et produit les pages finales. Cela peut être un traitement par lots ou dynamique.

Différentes informations seront présentées en fonction de profils utilisateurs, de rôles type prédéfinis, ou encore de méta données renseignées dans le contenu d’origine. Ceci est typiquement le cas pour les portails.

Les points importants à prendre en compte :
 Les pages éditées doivent répondre à certains standards (C’est à dire à une organisation claire et standardisée de la présentation des informations) car elles sont importantes pour vos utilisateurs. Il est important de définir ces pré-requis surtout si vous faites aussi appel au prestataire pour concevoir l’aspect et la disposition graphique des pages Web.
 L’ergonomie. Ceci couvre des aspects tels que la facilité d’utilisation, d’appropriation de l’information et l’efficacité. L’ergonomie ne peut être assurée qu’en effectuant des essais sur un prototype (maquette fonctionnelle) avec de vrais utilisateurs.
 L’accessibilité. Le CMS doit se conformer aux standards telles que le « Web Accessibility Initiative » du W3C (WAI). Nous parlons ici de l’accessibilité au système pour des personnes handicapés. [a href=http://www.e-toiles.coop/rubrique.php3?id_rubrique=48 target=_blanck]
 Le support de multiples navigateurs. Les pages doivent être consultables dans tous les principaux fureteurs du Web (Mozilla, Internet Explorer, Netscape, opéra, Lynxs etc..). Précisez quelles versions de butineurs doivent être supportées.
 Les fonctionnalités limitées du coté client. Vous devez limiter les technologies côté client (Java, JavaScript, flash, etc). C’est plus important pour un site web qu’un Intranet.
 La vitesse de chargement. La taille de page doit être maîtrisée pour s’assurer que les temps de chargement soient acceptables pour les utilisateurs. Indiquez les méthodes d’accès typiques des futurs utilisateurs (réseau local, modem, câble, etc..).
 Validation HTML. Toutes les pages doivent se conformer aux spécifications du standard HTML. Ceci assure la compatibilité maximale à travers les divers fureteurs et plateformes clientes [a href=http://www.w3.org/ target=_blanck].
 Une navigation cohérente. Une aide à la navigation facile à assimiler et réellement utilisable doit être fournie aux utilisateurs.

5 : Administration

 Le CMS doit fournir un ensemble de rapports et d’états pour les administrateurs. Dans le meilleur des cas, le système rendra compte activement de toutes les problématiques qui surgissent par un dispositif d’alerte email par exemple.
 Statistiques d’utilisation. Le CMS doit permettre de recueillir des statistiques d’utilisation, incluant au minimum : les pages les plus consultées et l’utilisation quotidienne. Ces informations permettent de déterminer et d’ajuster la pertinence des chemins de navigation spécifiés, en plus de fournir une visibilité sur la cohérence graphique, l’ergonomie et la facilité d’utilisation du CMS implémenté.

6 : Evolutivité

 Quelles compétences et connaissances seront exigées dans votre organisation pour personnaliser et maintenir le CMS ?
 Possibilités d’extension et de scripting. Il doit être simple d’intégrer d’autres pages de code pour fournir les fonctionnalités supplémentaires nécessaires à l’évolution de votre CMS. Le CMS doit supporter un processus d’amélioration continuelle et de conception progressive de l’interface en fonction du feedback des utilisateurs.
 Support de plusieurs formats de données. Le CMS devrait savoir exporter vers des formats différents, comme : HTML (Web), XML, imprimé, pdf, WAP, etc... Il devrait être possible d’ajouter le support de formats supplémentaires, qui seront nécessaires puisque les standards évoluent.

Quelques conseils

En rédigeant votre liste de critères, gardez ces conseils présents à l’esprit :

1 : Etudiez votre contenu
Conduire une étude sur la nature de l’information qui devra être publiée grâce au CMS. Les résultats de cette étude influenceront le choix de telle ou telle fonctionnalité. Il est important de ne pas perdre de vue le contenu en choisissant le CMS.

2 : Faites la relation aux besoins dans votre secteur d’activité
Chaque critère doit être associé à un ou plusieurs besoins ou règles de gestion. Ceci vous permet d’identifier les critères minima / maxima et de les classer par ordre de priorité.

3 : Evitez les détails techniques
Assurez vous d’avoir spécifié vos besoins en tant qu’entreprise, pas les détails de l’implémentation. Les prestataires doivent être libres de proposer toutes les solutions ou technologies capables de satisfaire vos exigences.

4 : Soyez descriptif
Votre challenge consiste à faire comprendre vos besoins, en dépit de la multitude d’orientations et de spécialisations des divers prestataires. Eviter d’employer un jargon métier ou des termes spécialisés, et décrivez vos besoins avec force détails.

5 : Fournissez des exemples
Les exemples ont le mérite de mettre vos besoins en situation de façon concrète. A employer autant que possible.

6 : Soyez le plus exhaustif possible
Il est préférable de déterminer le maximum d’exigences pour le choix du CMS. Celui-ci devra fonctionner à l’échelle de votre organisation durant plusieurs années : ne soyez pas surpris par la longueur de la liste des critères.

Rédiger votre cahier des charges

Maintenant, vous pouvez rédiger "un cahier des charges" pour votre futur CMS !! En effet, comment voulez qu’un prestataire, quelconque, réponde (de façon sérieuse) à votre proposition de mise en place d’un CMS (assortie de votre demande de devis) s’il ne sait même pas, de façon concrète, ce que vous voulez ;-(

Attention !! Quand nous parlons d’un "cahier des charges", c’est un document qui récapitule au minimum :

 Les besoins fonctionnels de votre CMS (en fonction de vos critères de choix) que vous voulez mettre en avant,
 L’environnement technique dans lequel le CMS doit fonctionner (L’intégration dans votre existant),
 Les contraintes de délais de mise en place de votre CMS,
 Les budgets (forcément approximatifs) que vous vous fixez. Ici, n’hésitez pas à mettre un coût maximum de la solution mais soyez quand même réaliste. Tout le monde a besoin de vivre ;-)

Evitez le "pavé" indigeste de 300 pages !! Ce doit être un document de synthèse, de vos choix fonctionnels, le plus clair et concis possible. Il est fait pour que le (peut-être futur) prestataire ait envie d’en savoir plus sur votre projet parce que son intérêt professionnel aura été aiguisé. Dans ce cas, il n’hésitera pas à vous demander des renseignements supplémentaires sur votre proposition et votre cahier des charges.

Si vous éprouvez des difficultés dans votre choix de fonctionnalités et/ou dans la rédaction de votre "cahier des charges" (c’est souvent la cas quand il n’existe pas, ou peu, de compétences informatiques au sein de la structure), vous pouvez faire appel à un conseil indépendant. Le coût de sa prestation sera minime par rapport au temps et à l’argent qu’il pourra vous faire gagner. Si vous le souhaitez, il pourra même se charger de la "maîtrise d’oeuvre" de votre projet et vous déchargez ainsi des tâches "chronophages" de gestion de votre projet. Une seule condition : il doit être vraiment indépendant et sans attaches avec les prestataires envisagés (impossibilité d’être juge et partie).

Les dépenses occasionnées et les ressources mobilisées durant cette phase préliminaire sont compensées par une réduction drastique des risques inhérents à la mise en place d’un CMS..

Je dirais, en conclusion de ce paragraphe et au risque de choquer beaucoup de gens, que : "Le prestataire n’a que le client qu’il mérite mais, à l’inverse, le client n’a que le prestataire qu’il mérite aussi !".

Evaluation des solutions proposées

Une fois vos besoins et critères de sélections déterminés et exprimés dans votre "cahier des charges", ceului-ci doit aussi être employé pour choisir votre solution parmi la liste de prestataires et de solutions proposées. Retenir un système de gestion de contenu d’entreprise est souvent un exercice délicat d’engagement de dépenses. Il est donc primordial que la solution choisie satisfasse vos besoins actuels et à venir. Ce processus doit impliquer toutes les personnes concernées.

Nos conseils :

 Vous devez vous assurer que les démonstrations des prestataires soient plus qu’un simple lancement de leurs ventes.
 Pour être dignes d’intérêts, elles doivent prouver l’adéquation de la solution proposée à vos besoins. La meilleure façon de réaliser cet objectif est de développer des scénarios que vous demanderez au démonstrateur d’exécuter devant vos yeux. Ceux-ci décriront les tâches communes ou importantes qui seront exécutées en employant le CMS.
 Souvent les prestataires présentent les avantages de leur solution. Si l’avantage ne correspond pas à un de vos besoins, coupez cours et demandez à ce que la présentation soit faîte en fonction de vos besoins.
 Il peut être interressant de mettre en place un système de notation des solutions proposées (notamment si vous avez beaucoup de réponses). Pas la peine de faire compliqué :

• Donner un coefficient aux differents items de votre cahier des charges (fort coefficient pour l’item le plus important pour vous et l’inverse pour le moins important),
• Donner une note pour chaque item et pour chaque solution,
• Faites vos calculs
   Porter une attention particulière à certains postes du devis, notamment ceux pouvant générer des coûts induits ou récurrents :
• Compétences à acquérir ou formation,
• Support et accompagnement,
• Mise à jour et licence du logiciel,
• Tenue à la charge du CMS.

Conclusion

Cet article est loin d’être exhaustif mais en suivant ces quelques conseils et cette méthodologie, vous éviterez les principaux pièges du choix d’un CMS pour votre structure et économiserez de manière non négligeable du temps et de l’argent.